Comment gérer un intranet SharePoint ?

Après avoir exploré la création d’un intranet SharePoint dans notre article précédent, plongeons maintenant dans sa gestion, un aspect tout aussi essentiel pour les organisations souhaitant fluidifier leur communication et renforcer la collaboration au sein de leurs équipes. Dans cet article, nous vous guiderons pas à pas pour tirer le meilleur parti de votre intranet. De la personnalisation aux meilleures pratiques, découvrez comment transformer SharePoint en un pilier incontournable de votre transformation digitale.

1. Gestion des utilisateurs

a. Création de profils

La gestion des utilisateurs est une étape cruciale pour assurer le bon fonctionnement de votre intranet SharePoint. La première étape consiste à créer des profils pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Voici quelques points à considérer :

• Informations de base : Nom, prénom, poste, département, et autres détails pertinents.
• Contact : Adresse e-mail, numéro de téléphone, et autres moyens de communication.
• Photo de profil : Une photo pour faciliter l’identification et la collaboration entre les membres.

b. Gestion des droits

Une fois les profils créés, l’étape suivante est de gérer les droits et les permissions. La plateforme offre une grande flexibilité dans ce domaine :

• Utilisation de groupes d’annuaire d’entreprise : Intégrez SharePoint avec votre annuaire d’entreprise (comme Active Directory) pour utiliser des groupes préexistants. Cela simplifie la gestion des droits en automatisant l’attribution des rôles et des permissions selon les groupes déjà définis dans votre organisation.
• Rôles et permissions : Attribuez des rôles spécifiques (administrateur, éditeur, utilisateur, etc.) en fonction des responsabilités et des besoins d’accès de chaque profil.
• Niveaux d’accès : Définissez avec précision les niveaux d’accès aux différents contenus et fonctionnalités de l’intranet pour garantir que chaque utilisateur accède uniquement aux informations nécessaires.
• Groupes : Créez des groupes pour faciliter la gestion des droits. Par exemple, un groupe « Ressources Humaines » pourrait avoir accès à des documents sensibles que d’autres employés ne peuvent pas voir.

En gérant efficacement les utilisateurs et leurs droits, vous assurez un environnement de travail sécurisé et fonctionnel, où chaque membre de l’équipe peut accéder aux ressources dont il a besoin.

2. Gestion du contenu

a. Types de contenu

La gestion du contenu est essentielle dans tout intranet, et SharePoint excelle dans ce domaine. La plateforme vous permet de gérer divers types de contenu :

• Documents : Word, PDF, Excel, et autres formats de fichiers.
• Multimédia : Vidéos, images, et fichiers audio.
• Données : Bases de données, feuilles de calcul, et formulaires.
• Contenu Web : Articles, blogs, et pages web.

b. Organisation

L’organisation du contenu est cruciale pour une expérience utilisateur réussie. Voici quelques stratégies :

• Dossiers et sous-dossiers : Utilisez une structure de dossiers logique pour faciliter la navigation.
• Métadonnées : Employez des métadonnées pour catégoriser et retrouver facilement le contenu.
• Versionnage : La plateforme permet de conserver différentes versions d’un même document, ce qui est pratique pour le suivi des modifications.
• Recherche : Assurez-vous que le contenu est facilement accessible grâce à des mots-clés et des balises.

En maîtrisant la gestion du contenu sur SharePoint, vous créez un environnement où l’information est à la fois accessible et utile, permettant ainsi à vos équipes de travailler de manière plus efficace.

3. Collaboration et communication

a. Outils intégrés

SharePoint est conçu pour faciliter la collaboration et la communication au sein de votre organisation. Voici quelques outils intégrés qui peuvent vous aider :

• Teams : Intégration avec Microsoft Teams pour des réunions vidéo, des chats et des appels. Cela permet de fluidifier les échanges au sein des équipes grâce à la discussion instantanée, facilitant ainsi l’interaction et la collaboration en temps réel.
• Viva Engage : Engagez et connectez vos employés avec Viva Engage (anciennement Yammer), qui favorise la création de communautés et l’échange de connaissances à travers l’organisation.
• Calendriers partagés : Planifiez et suivez les événements de l’équipe.
• Listes de tâches : Assignez et suivez les tâches en temps réel.
• Forums de discussion : Créez des espaces pour des discussions ciblées.
• Flux d’activité : Restez informé des mises à jour, des publications et des contributions des membres de l’équipe grâce à un flux d’activité intégré.

Ces outils intégrés transforment SharePoint en un hub central pour la collaboration, permettant à votre équipe de rester connectée et productive, peu importe où elle se trouve.

b. Conseils pour une collaboration efficace

• Transparence : Assurez-vous que tous les membres de l’équipe ont accès aux informations nécessaires.
• Responsabilité : Assignez des tâches clairement et assurez un suivi régulier.
• Communication : Encouragez l’ouverture et le partage d’idées.
• Formation : Assurez-vous que tous les utilisateurs sont bien formés aux outils disponibles.
• Feedback : Créez un environnement où les retours sont encouragés et pris en compte.

En utilisant la plateforme de manière optimale, vous pouvez non seulement améliorer la collaboration mais aussi créer une culture d’entreprise plus forte.

4. Maintenance et support

a. Mises à jour

La maintenance de votre intranet est cruciale pour son bon fonctionnement. Microsoft propose régulièrement des mises à jour pour améliorer la sécurité, les performances et ajouter de nouvelles fonctionnalités. Avec SharePoint Online, cette maintenance est simplifiée grâce à la gestion des mises à jour par Microsoft dans le cloud.

Voici ce que vous devez savoir :

• Automatisation : Les mises à jour sont appliquées automatiquement par Microsoft, assurant ainsi la sécurité et les performances sans intervention manuelle.
• Continuité : Les services cloud de Microsoft sont conçus pour garantir une mise à jour sans interruption majeure de service.
• Information : Restez informé des mises à jour planifiées et des nouvelles fonctionnalités via le centre de messages Microsoft 365, pour anticiper les changements et préparer les utilisateurs.

b. Support technique

Le support technique est un autre aspect crucial de la maintenance de votre intranet. SharePoint offre plusieurs niveaux de support :

• Support en ligne : Accédez à des forums, des articles et des tutoriels.
• Support direct : Pour les problèmes plus complexes, un support direct est disponible via le chat ou le téléphone.
• Consultants externes : Pour des besoins spécifiques, vous pouvez faire appel à des experts SharePoint externes. En cas de besoin, n’hésitez pas à nous contacter.

En investissant dans la maintenance et le support, vous assurez la pérennité et l’efficacité de votre intranet, ce qui, à terme, contribue à la productivité et au bien-être de vos équipes.

5. Mesure du succès

a. KPIs

La mesure du succès de votre intranet est essentielle pour en évaluer l’efficacité. Voici quelques KPIs (indicateurs clés de performance) que vous pouvez suivre :

• Taux d’engagement : Mesurez le nombre d’utilisateurs actifs par rapport au nombre total d’utilisateurs.
• Temps de réponse : Évaluez le temps nécessaire pour accéder à des documents ou des pages spécifiques.
• Taux d’adoption de nouvelles fonctionnalités : Suivez le pourcentage d’utilisateurs qui utilisent les nouvelles fonctionnalités après leur déploiement.
• Satisfaction des utilisateurs : Utilisez des enquêtes pour évaluer le niveau de satisfaction.

b. Feedback des utilisateurs

Le feedback des utilisateurs est un autre indicateur précieux du succès de votre intranet :

• Enquêtes et sondages : Utilisez des outils intégrés pour recueillir les opinions des utilisateurs.
• Forums de discussion : Créez des espaces où les utilisateurs peuvent partager leurs expériences et suggestions.
• Entretiens individuels : Pour des retours plus détaillés, envisagez des entretiens individuels avec des utilisateurs clés.
• Boîte à idées : Mettez en place un formulaire simple et accessible directement sur l’intranet pour que les utilisateurs puissent soumettre leurs idées et suggestions à tout moment.

En combinant des KPIs solides avec le feedback des utilisateurs, vous favorisez une culture d’amélioration continue et vous vous assurez que votre intranet évolue en fonction des besoins réels de ses utilisateurs.

6. Conclusion

a. Résumé des étapes

Pour créer un intranet efficace avec SharePoint, plusieurs étapes clés doivent être suivies :

1. Comprendre la plteforme : Connaître ses fonctionnalités et ses avantages.
2. Planification : Évaluer les besoins et choisir une équipe de projet.
3. Installation et Configuration : Mettre en place les paramètres de base et les mesures de sécurité.
4. Personnalisation et Gestion des utilisateurs : Adapter l’intranet à vos besoins et gérer les droits d’accès.
5. Production de contenu pour le lancement : Assurez-vous que l’équipe du client se mobilise pour générer du contenu pertinent et engageant en prévision du lancement de l’intranet. Cela permettra de garantir que les utilisateurs disposent dès le départ de ressources utiles et d’inciter à l’adoption rapide de la plateforme.
6. Gestion du contenu et Collaboration : Organiser le contenu et faciliter les échanges entre les équipes.
7. Maintenance et Support : Assurer des mises à jour régulières et un support technique fiable.
8. Mesure du succès : Suivre les KPIs et recueillir le feedback des utilisateurs.

b. Importance de l’engagement

L’engagement des utilisateurs est crucial pour le succès de votre intranet. Un intranet bien conçu et bien géré peut devenir un outil puissant pour améliorer la collaboration, la communication et, en fin de compte, la productivité de l’entreprise. Il est donc essentiel de mesurer régulièrement l’engagement à travers des KPIs et des retours d’utilisateurs pour continuer à optimiser votre plateforme.

En suivant ces étapes et en mettant l’accent sur l’engagement des utilisateurs, vous êtes bien positionné pour faire de votre intranet un succès durable.