Étude de cas

Un chatbot RH permet aux collaborateurs de poser une question sur leurs congés, leurs frais ou le règlement intérieur, et d’obtenir immédiatement une information tirée des contenus officiels de l’entreprise. Sa fiabilité dépend moins de la technologie que de deux décisions : sur quelles sources l’assistant a le droit de s’appuyer, et à quel endroit les collaborateurs le trouvent.

Cette étude de cas montre comment un groupe industriel a mis en production un chatbot RH en deux semaines, sans créer de nouveau contenu : tout était déjà publié.

En résumé

Présentation du client

• Secteur : industrie, conception et fabrication de mobilier sur mesure
• Effectif : plusieurs milliers de collaborateurs, répartis sur plusieurs sites industriels
• Environnement : Microsoft 365, avec un intranet SharePoint et un site RH déjà en place

Ce groupe travaille déjà avec Qwerio sur d’autres projets IA. En 2026, il poursuit la démarche pour repérer et prioriser de nouveaux cas d’usage IA et Power Platform avec ses directions métier (ressources humaines, production, commerce, IT).

‼️ Cas client réel anonymisé pour des raisons de confidentialité

Contexte et enjeux

Les informations RH étaient déjà publiées sur l’intranet. Pourtant, pour des sujets courants, de nombreux salariés continuaient de solliciter le service RH : quel est le plafond de remboursement pour un déplacement à Paris ? Combien de jours de congé me reste-t-il ? Peut-on poser des RTT par anticipation ?

Chaque réponse existait quelque part. Mais envoyer un message prenait moins de temps que de la chercher.

Enjeux principaux :

• Libérer du temps aux équipes RH, mobilisées pour répondre à des questions dont les réponses étaient déjà disponibles.
• Permettre à chaque collaborateur d’accéder directement aux ressources internes de l’entreprise.
• Garantir des informations fiables, issues uniquement de contenus validés

Les réponses existaient déjà. Encore fallait-il pouvoir les trouver facilement.

Objectifs du projet

• Permettre à chaque collaborateur d’être informé en posant sa question en langage courant
• Réduire les sollicitations courantes adressées au service
• Apporter une aide autour des publications de l’intranet
• S’appuyer uniquement sur les contenus RH publiés
• Intégrer l’outil dans l’intranet existant, sans nouvelle application à adopter
• Mettre en production rapidement, avec un budget maîtrisé

Solution proposée

Une approche en 3 étapes :

1. Délimiter les sources

L’assistant répond uniquement à partir des contenus publiés : politique de frais, règlement intérieur, informations pratiques du site RH. C’est aussi la recommandation de Microsoft : des sources ciblées et bien tenues à jour produisent des réponses plus précises. Conséquence directe : sa qualité dépend de celle du site, qui reste sous la responsabilité des ressources humaines.

2. Choisir le bon niveau de technologie

Pour répondre à partir d’une base documentaire maîtrisée, Microsoft Copilot Studio suffisait. Une architecture sur mesure avec Azure AI n’était pas nécessaire ici : elle se justifie pour des cas plus complexes, avec de nombreuses sources hétérogènes ou des raisonnements techniques. Ce choix a permis de livrer en deux semaines.

3. Placer l’assistant là où les collaborateurs vont déjà

L’agent s’affiche dans les pages du portail grâce à un composant web part SharePoint. Il respecte les droits d’accès existants : chacun ne voit que les contenus qu’il est autorisé à consulter. Dédié aux questions RH, il apporte aussi une aide autour des publications de l’intranet.

Technologies Microsoft utilisées

• Microsoft Copilot Studio : conception de l’agent conversationnel, génération des réponses à partir des contenus publiés et aide autour des publications de l’intranet
• SharePoint Online : site RH utilisé comme source de connaissances, avec ses droits d’accès
• Composant web part SharePoint : intégration du chatbot dans les pages de l’intranet

Résultats obtenus

✅ Mise en production en 2 semaines

✅ Moins de demandes courantes adressées au service RH

✅ Une expérience intégrée à l’intranet, sans outil supplémentaire

FAQ

Que faut-il réunir avant de déployer un chatbot RH ?

Trois éléments avant de déployer un chatbot : des contenus RH à jour et validés, la liste des demandes les plus fréquentes et un responsable chargé de maintenir les sources dans le temps. Sans ce dernier point, l’outil vieillit au même rythme que ses contenus.

Un chatbot peut-il donner une mauvaise réponse ?

Le risque augmente quand l’assistant s’appuie sur des sources non maîtrisées. Ici, il ne fait que répondre à partir des contenus publiés : sa fiabilité dépend donc de leur mise à jour.

Faut-il une licence Copilot pour chaque collaborateur ?

Pas nécessairement. Un chatbot Copilot Studio publié dans SharePoint consomme de la capacité Copilot Studio, selon le modèle de facturation choisi par l’entreprise.

Un chatbot RH remplace-t-il le service RH ?

Non. Il traite les demandes dont la solution est déjà publiée. Les situations personnelles et les cas complexes restent gérés par des personnes, qui disposent de plus de temps pour s’en occuper.

Combien de temps faut-il pour déployer un chatbot dédié aux ressources humaines ?

Lorsque les contenus existent et sont à jour, quelques semaines suffisent. Dans ce projet, il a fallu deux semaines.