Magazine

Depuis la crise sanitaire, c’est le retour physique aux bureaux pour de nombreux salariés. Cependant, bon nombre d’entreprises ont mis en place des systèmes hybrides et alternent désormais entre collaboration à distance et présentiel. Collaborateur en mode travail hybride, un casse-tête ? Quand la collaboration à distance est maitrisée, c’est tout à fait possible et même bénéfique pour l’entreprise !

Généralement, en présentiel les détracteurs de la collaboration en entreprise peuvent être nombreux et constituant facilement des freins à la productivité. Alors, comment faire pour parvenir à collaborer quand les modes de travail sont chamboulés ?

Découvrez dans cet article 6 clés pour optimiser le mode de travail hybride.

Management : méthode agile et intelligence collective

Inspirée par l’esprit startup, la stratégie agile se développe dans de nombreuses organisations.

Choisir un management agile c’est opter pour une capacité d’adaptation essentielle afin d’améliorer des processus rapidement, créer de nouvelles opportunités et contrer rapidement une initiative concurrente.

Vous offrez de l’ autonomie à vos collaborateurs avec un management horizontal en privilégiant l’esprit collectif « intrapreunarial ». Vous encouragez la prise d’initiatives de chacun et c’est en innovant que l’on peut être différent sur un marché.

Pour y parvenir, il faut donc pouvoir garder une certaine souplesse et être en mesure de s’adapter face à toutes les situations.

L’adaptabilité est aussi une valeur clé dans la gestion du risque : en mobilisant l’énergie et les compétences de ses équipes, le manager agile peut parer à tout imprévu dans des délais très courts. Plus les équipes pourront s’adapter, plus le retour sur investissement sera rapide.

C’est un style de management qui peut transformer en profondeur les méthodes de travail pour davantage de sens, de productivité et d’efficacité.

À ce sujet, vous connaissez l’ holacratie  ? Nous l’avons adopté chez Qwerio et on vous en parle dans cet article .

Une démarche collaborative agile qui doit prendre en compte la différence des profils des collaborateurs

Au-delà des compétences techniques, les soft skills sont vos vecteurs de performance.

Vous l’avez certainement expérimenté : le travail à distance a tendance à parfois bousculer et malmener nos interprétations. Habitués au présentiel, lorsqu’on se retrouve à travailler seul à la maison, le poids des mots et nos ressentis sont souvent plus forts. On peut se sentir rapidement loin de notre collaboration et l’effet de groupe auquel on peut plus facilement adhérer sur notre lieu de travail. Avec la distance, c’est votre capacité à anticiper et prendre en compte l’interprétation de que chacun de vos collaborateurs qui fera la différence.

Les soft skills permettent de nourrir les équipes par des travaux soudés, solidaires et efficaces avec une complémentarité des compétences et sont primordiales si vous souhaitez voir progresser votre organisation . Chacun d’entre nous possède, entre l’inné et l’acquis, une multiplicité de soft skills : pensée critique, créativité, gestion d’équipe, humilité, curiosité, confiance en soi, empathie, autonomie, audace, gestion du stress… Cependant, les besoins cognitifs de vos collaborateurs sont tellement divers !

On définit 8 formes d’intelligence. Et oui, et tout le monde ne possède pas le même degré d’intelligence émotionnelle, verbale, intra/interpersonnelle, kinesthésique, linguistique, musicale, logico-mathématique… C’est également ce qui forme la richesse de la collaboration et du travail d ‘équipe.

Dans votre collaboration, y compris dans votre collaboration numérique, ne négligez pas les profils divers de vos collaborateurs. Offrez-leur des outils et l’environnement qui leur permettent de communiquer et d’exploiter leurs compétences le plus facilement possible.

Pensez intelligence collective !

Manager en mode agile à distance

La collaboration implique pour le manager d’être flexible et d’admettre qu’il ne peut pas tout contrôler.

Néanmoins, c’est également son rôle de mettre les bonnes cartes entre les mains de ses collaborateurs. Comment faire ?

Règle n°1 : normaliser et dématérialiser les processus lorsque c’est possible.

Pensez à vos métiers. La digitalisation de vos processus vous permettra d’harmoniser et de structurer votre entreprise. Ils vous permettent de gagner en productivité, en temps et de réduire votre time-to-market. Dans le cadre de l’industrie, ils permettent par exemple de traiter les problèmes de qualités des produits existants en diminuant les risques de sécurité tout en protégeant les coûts.

Néanmoins, pour ce faire, les processus doivent être clairement formalisés. Standardisez et automatisez vos processus lorsque cela est possible.

Par exemple, automatisez vos processus à travers une application métier . Elle vous permettra d’identifier facilement les zones de danger (ex : machine défaillante, problème sur la ligne de production…) et ainsi de prévenir une perte financière ou une baisse/défaut de qualité de produit.

Les processus que vous choisissez de « standardiser » dépendent de vos volontés organisationnelles et des valeurs de votre société.

Règle n°2 : définir clairement les attentes à travers des objectifs individuels/communs

Il y a des salariés qui vont beaucoup communiquer sur l’avancée de leur travail alors que d’autres pas du tout. Le manager doit dire clairement ce qu’il attend. Lors de la transmission de vos objectifs, il ya le message que vous souhaitez transmettre mais également l’émetteur, le récepteur et les interférences qui ne font pas bon ménage.

Fixez des objectifs clairs , à court/moyen/long terme. La méthode SMART est très efficace lorsqu’il s’agit de formaliser les objectifs, parce qu’elle vous permet d’établir des objectifs concrets et d’y apporter du sens. C’est-à-dire qu’ils doivent être spécifiques, mesurables (KPIS), atteignables donc réalistes et temporellement définis.

Quel intérêt ? Cela permet d’avoir une cartographie et un périmètre clair pour tous les acteurs d’un projet et de fédérer autour d’objectifs communs définis. C’est forcément plus challengeant de savoir clairement ce qu’on attend de nous et surtout, cela évite les quiproquos :

1. Premièrement, lorsque l’objectif est réalisé, il est plus facile de féliciter et gratifier le collaborateur et se basant sur des indicateurs clés de performance.
2. Deuxièmement, cela constitue une véritable feuille de route que les parties ont a respecté et auxquelles elles peuvent se référer = la collaboration est facilitée.

Règle n° 3 : Communiquer et accepter.

Il faut savoir rester souple : par définition, une organisation collaborative de travail repose sur l’acceptation d’une incertitude dans les procédures, mais aussi dans les résultats qui ne peuvent être standardisés.

C’est-à-dire qu’il faut fonctionner en bonne intelligence , toujours en mode agile et accepter parfois que le temporairement défini par exemple puisse s’adapter aux besoins et à la situation (par exemple : un livrable de site intranet qui prend du retard pour x raisons, faire un bilan sur les forces et faiblesses du projet pour mieux avancer et il faudra certainement revoir les priorités.)

Ainsi, il est nécessaire d’accepter les résultats sans maîtriser totalement la méthode individuellement et privilégier le travail collaboratif. Pour ce faire, il existe des outils parfaitement étudiés et rodés dans la suite Microsoft365 comme Teams et Sharepoint qui permettent de piloter et structurer les équipes à distance.

À ce propos, savez-vous où se situe votre entreprise dans sa collaboration numérique ? On vous permet de vous placer sur le chemin de la numérisation juste ici .

La place des outils numériques pour collaborer à distance

Au sein d’une entreprise, le terme « Shadow IT » désigne l’utilisation de systèmes informatiques, d’appareils, de logiciels, d’application et de service sans l’approbation explicite du département informatique.

Selon Gartner « un tiers des cyberattaques menées avec succès  contre les entreprises prennent pour cible leurs ressources Shadow IT. »

Cette pratique peut certes permettre de stimuler l’innovation et la productivité des employés, mais elle induit également des risques de sécurité tels que la fuite de données. Au fil des dernières années, pourtant, le Shadow IT s’est répandu dans de nombreuses entreprises de tous les secteurs, favorisés par la crise sanitaire…

Le principal problème du Shadow IT est qu’il représente un risque de sécurité pour l’entreprise : alors que les logiciels et le matériel approuvés par le département informatique font l’objet d’importantes mesures de sécurité, ce n’est pas le cas du matériel et du logiciel non approuvés.

Pour le limiteur, il est nécessaire de mettre les bonnes applications métiers et les bons outils entre les mains de vos collaborateurs. Attention, veillez à ne pas le perdre avec trop d’outils et donnez du sens à leur utilisation : vous devez déployer une véritable stratégie numérique.

Par exemple, les outils de la suite Microsoft365 permettent à vos utilisateurs de collaborer, stocker et partager en sécurité. Avec un véritable accompagnement sur les usages liés à ces applications, vous assurez une bonne gouvernance et une collaboration unifiée et agile.

Culture d’entreprise collaborative, formez, formez et formez !

Les outils numériques ne restent que des briques. Rien ne sert d’avoir la bonne boîte à outils si personne ne sait comment véritablement l’utiliser. Une formation sur les bons usages et une culture d’entreprise déjà forte sur le numérique sont le prolongement des solutions déployées.

Favorisez l’acculturation aux outils numériques dans votre organisation, particulièrement pour les nouvelles recrues. Pensez aux nouveaux arrivants : un onboarding digital est nécessaire pour les nouvelles recrues sur les solutions et usages utilisés dans votre collaboration à distance. Pour cela, n’hésitez pas à vous faire accompagner dans cette conduite du changement à travers des formations.

Avec des processus clairs , mis à jour régulièrement, tracés, des solutions adaptées et une formation dès le départ sur les bonnes habitudes à adopter, vous gagnez déjà énormément de points de productivité et un temps précieux d’adaptation ! Soyez innovants, ensemble.

À ce sujet : je vous conseille de jeter un coup d’œil à cette vidéo Microsoft sur le sujet du « onboarding » dans un mode de travail hybride, jouée par la talentueuse humoriste Lucile Carbone.

Échouez rapidement pour que vous puissiez réparer tôt : l’Amélioration continue

Découvrez des erreurs et votre capacité à rebondir sur des conflits feront votre force. Un échec ne le reste que si vous n’en tirez pas une leçon. Capitalisez même sur vos points de blocage et créez un cercle vertueux vers l’amélioration continue.

Prenez le temps de réfléchir et faire une rétrospective de vos projets : quels étaient les objectifs ? Quels ont été les facteurs clés de succès ? Qu’est-ce qui a moins bien fonctionné ? Qu’est-ce que vos collaborateurs et vous en avez retenus ?